Wie finde ich den richtigen WEG-Verwalter? Wenn Beiräte sich diese Frage stellen, stellen sie diese Frage immer häufiger in den Weiten des Internets in der Hoffnung auf Information und Hilfestellung. Es haben sich bereits Verbraucherschutzvereine gebildet, die sich als selbsternannte Interessenvertretungen der Wohnungseigentümer verstehen. Auf der anderen Seite gibt es Verwalterverbände, die es ebenfalls nicht lassen können, Tipps zur Verwalterauswahl zugeben. Dem geneigten Leser werden dann Checklisten und Fragebögen mit denjenigen Kriterien angeboten, die für die Qualität eines Verwalters entscheidend sein sollen.

Aus meiner Sicht sind folgende Kriterien weniger brauchbar:

  • Anzahl der verwalteten Wohneinheiten: Solange die Zahl nicht derart gering ist, dass eine hauptberufliche Verwaltertätigkeit nicht plausibel ist, ist dieser Punkt irrelevant. Gute und schlechte Verwalter gibt es in allen Betriebsgrößen.
  • Anzahl der Mitarbeiter: Ist uninteressant, solange mindestens zwei Vollzeitkräfte vorhanden sind, die zur selbstständigen Berufsausübung qualifiziert sind und sich im Urlaubs- oder Krankheitsfalle vertreten können. Bei Ein-Mann-Betrieben mit Hilfskraft ist zu hinterfragen, wie im Urlaubs- und Krankheitsfall verfahren werden soll.
  • Ausbildung der Mitarbeiter: Eine solide Berufsausbildung ist natürlich wünschenswert. Es ist jedoch zu bedenken, dass es eine immobilienspezifische Berufsausbildung vor dreißig Jahren noch nicht gegeben hat. Studiengänge mit immobilienwirtschaftlicher Ausrichtung gibt es erst verbreitet seit ca. 10 Jahren. Es soll auch nicht unerwähnt bleiben, dass man den Beruf des Immobilienkaufmanns auch an Berufsakademien und im Fernstudium – beispielsweise gefördert durch das Arbeitsamt – erlernen kann. Die praktische Arbeitserfahrung von ca. sechs Monaten reicht zur Prüfungszulassung aus.
  • Mitgliedschaft in Verwalterverbänden: Dieses Kriterium ist natürlich aufgeführt, wenn man sich eine Checkliste von einem Verwalterverband selbst besorgt. Diese Verbände werben mit Maßnahmen zur Qualitätssicherung, bei der Kunden vor schlechten Verwaltern geschützt werden sollen. Fragen Sie einmal bei einem Verband an, unter welchen Voraussetzungen man Mitglied werden kann- dann bilden Sie sich Ihr eigenes Urteil.
  • Referenzen: Der Verwalter wird gezielt Kunden angeben, mit denen er ein besonders gutes Verhältnis pflegt und von denen er weiß, dass diese sehr zufrieden mit seiner Leistung sind. Referenzen sind daher wenig aussagekräftig. Ich habe noch von keinen Verwalter gehört, der nicht wenigstens drei zufriedene Kunden kennt. Diese Meinung mag manchen überraschen.
  • Weiterbildungen des Verwalters, eigene Versammlungsräume, Beiratsseminare: Nette Werbemaßnahmen, die über die Qualität einer Hausverwaltung leider nichts aussagen.
  • 24 Stunden Notdienst: Es ist sicher löblich, wenn ein Verwalter das Risiko eingeht, Nachts wegen schlechten Fernsehempfangs auf seinem privaten Telefon gestört zu werden. Leider verbirgt sich hinter der Notrufnummer oft ein weit entferntes Call-Center, welches das Haus nicht kennt und auch nur andere Notdienste aktivieren kann. Zielführender ist es meist, in den wichtigen Gewerken die Rufnummern derjenigen Firmen zu veröffentlichen, die das Objekt regelmäßig betreuen und einen Notdienst unterhalten.

Folgende Kriterien sind dagegen sehr wichtig:

  • Empfehlungen: Eines der wichtigsten Kriterien. Wenn jemand ohne Eigeninteresse von den Qualitäten einer Verwatung berichten kann, sollte dies ein wertvoller Hinweis sein.
  • Bestehen des Unternehmens: Sicherlich eines der wichtigsten Kriterien. Jeder fängt irgendwann einmal an. Die Frage ist nur, ob die ersten Erfahrungen unbedingt in Ihrer WEG gesammlt werden sollten. Es spricht sicher für eine Firma, sich mindestens 10 Jahre am Markt etabliert zu haben.
  • Musterabrechnung: Die Prüfung durch einen in WEG-Abrechnungen versierten Miteigentümer sagt etwas darüber aus, ob die neueste Rechtsprechung eingehalten wird und die Buchhaltung vollständig und ohne offensichtliche Fehler ist.
  • Nähe zum Objekt: Immobilien können nicht ausschließlich vom Schreibtisch aus verwaltet werden. Die handelnden Personen des Verwalters sollten das Gebäude in deutlich unter einer Stunde erreichen können und bereit sein, regelmäßige Ortstermine wahrzunehmen.
  • Besuch im Büro des Verwalters: Wie ist der Arbeitsablauf? Welcher Mitarbeiter ist später für die Gemeinschaft zuständig? Wer ist wann am besten erreichbar? Wer übernimmt Ortstermine und organisiert die technische Verwaltung? Wie ist die Vertretung bei Urlaub und Krankheit? Wer hat welche Entscheidungsbefugnis?
  • Verwaltervertrag: Ist eine pauschale Vergütung vereinbart oder gibt es Gebühren für Baumaßnahmen, Ortstermine, Porto usw. im Kleingedruckten? Sind alle Vertragsklauseln verstanden worden?
  • Wird eine Vermögensschadenversicherung unterhalten?
  • Befinden sich das Verwaltungsunternehmen sowie deren Inhaber in geordneten finanziellen Verhältnissen? Es besteht für einen Miteigentümer vielleicht die Möglichkeit der Anfrage über eine Wirtschaftsauskunftei. Im Zweifelsfall sollte man nicht davor zurückscheuen, den Verwalter um eine Bankauskunft zu bitten.
  • Ist der Verwalter bereit, die im Hause tätigen Handwerks- und Dienstleistungsunternehmen weiter zu beschäftigen? Wer großen Wert darauf legt, nur mit bestimmten Unternehmen zu arbeiten, muss sich fragen lassen, welche Vorteile er als Verwalter davon hat.

Probieren geht über studieren. Eine Erstbestellung des Verwalters über einen Zeitraum von mehr als zwei Jahren halte ich für ein unnötiges Risiko.

Und noch ein Hinweis im Sinne unseres Berufsstands: Wenn Sie mit der aktuellen Leistung Ihres Verwalters nicht zufrieden sind, hilft manchmal auch ein Vier-Augen-Gespräch. Danach ist ein Verwalterwechsel vielleicht nicht mehr nötig.